[OneNote] 원노트를 활용한 업무 효율 끌어올리기

지난 달까지는 원노트와 에버노트를 적당히 섞어서 업무에 적용시키던 것이 이제는 완전히 원노트로 넘어왔다. PC는 물론 태블릿도 자주 활용하는 내 입장에서는 노트를 선택하는 기준에 있어서 다양한 기능을 제공하는 것이 가장 우선순위였고, 그 다음은 모바일로 보고 싶을 때 봐야한다는 것이었다. 우선순위에 부합한건 원노트였고, 모바일 대응은 에버노트가 뛰어났다.

그 두 가지를 모두 놓치기 싫어서 에버노트와 원노트를 적절하게 사용해볼까도 생각했고, 실제로 그렇게 적용도 시켜봤는데 역시나 두 가지를 병행하면서 만족할만한 '황금 비율'을 찾아내는 건 불편함을 감수하고 한 가지 툴을 사용하는 것보다 어려웠다. 그래서 업무쪽은 원노트에 집중하기로 했다. 업무 정보인만큼 많은 정보를 공개하긴 그렇고(정 보고 싶으시면 오프라인에서 보시면 됩니다. ㅋㅋㅋㅋㅋ) 간략하게 어떤식으로 사용하고 있는지만 설명해도 원노트를 활용해서 업무에 적용시키고 싶은 사람들에게는 많은 도움이 될 것이라 생각한다.

원노트를 사용하기 위해서는 전자 필기장, 섹션, 페이지 등 에버노트로 따지면 스택, 노트북, 노트, 태그와 같은 기본 구조를 이해해야하는데 처음 사용하는 사람 입장에서는 "그게 그렇게 중요한가?"라고 생각할 수도 있지만 자료가 많아지면 많아질수록 굉장히 중요한 개념이다. 아무리 좋은 책이라도 그 내용이 목차에 드러나지 않으면 보는 사람 입장에서 선뜻 읽기가 두려운 법이다. 그렇듯 나만 보는 '개인 자료'가 들어있는 노트일지라도 자신만의 분류법을 정해놓고 분류해야 나중에 큰 수고스러움을 피할 수 있다. (분류는 단순할수록 좋다. 분류법에 대해서는 나중에 다시 포스팅 하는 걸로.)

서론이 길었는데 일단 내가 쓰는 "업무" 전자 필기장의 첫번째 섹션은 회사에서 자주 보는 문서들이 담겨 있다. 일정이라던가, 외근/출장 때 필요한 사업자 등록증, 출장지 거리라던가, 그 외에 직원 연락망, 복지 규정 등이 그렇다.

회사에 있을 땐 쉽게 열람할 수 있지만, 정작 이런 문서들이 필요할 땐 밖에 있을 때다. 이전에는 급할 땐 사무실에 있는 사람에게 전화해서 물어보곤 했는데 이제는 태블릿을 활용해 원노트를 켜면 바로 확인할 수 있다. (물론 핸드폰도 가능하다.) 나 같은 경우는 업무에 한정되었지만, 개인적으로는 통장 계좌번호라던가, 보안카드(물론 암호화 필요), 급여명세서 등도 이렇게 활용할 수 있다.  우측에 있는 "페이지"는 하위 페이지를 만들어 접기 기능이 제공되므로 페이지가 많아지더라도 깔끔하게 정리할 수 있는 장점이 있다. 

그 다음 섹션은 개발자인 나에게 있어서 가장 도움이 되는 TIP 섹션이다. 개발을 하다보면 반복된 내용이 또 다시 등장할 때도 있고, 겨우겨우 디버깅해서 해결한 문제가 다시 등장하는 경우도 비일비재하다. 대부분의 개발자들은 문제를 해결하는데 몰두한 나머지 사실 그렇게 힘들게 해결한 것들에 대한 내용은 문서화시켜 놓지 않는 버릇이 있다. 그렇다보니 또 다시 비슷한 문제가 발생했을 때 "아, 그때 한 번 나타났던 건데 이거 어떻게 해결했지...." 라고 말한다. (사실 내가 그랬다.) 물론 처음보다는 해결시간이 빠르겠지만, 이미 한 번 겪은 문제인만큼 분명 손쉽게 해결할 수 있는 건데 따로 정리해두지 않아서 엄청난 시간이 낭비되고 있다. 그래서 그런 낭비되는 시간을 줄이고자 사용하는 섹션이다. 명령어라던가, 메뉴얼 등등이 속한다. 앞으로는 해결법이 포함된 링크들도 포함될 수 있겠다. 

다음은 프로젝트 섹션이다. 처음에는 업무일지 섹션을 만들어서 프로젝트 상관없이 일자별로 내용을 정리했으나 그러다보니 프로젝트별로 내용을 확인하고 싶을 때 보기 힘든 점이 있었다. (물론 프로젝트별로 정리하면 내가 최근 어떤 일을 했는지 한 눈에 보이지 않는 단점이 있다.)

위 사진과 같이 간단한 표로 작성하면 물론 에버노트로도 충분히 커버가 되지만, 사실 에버노트는 편집기능이 엄청 취약하다. (물론 내 기준)  아직까지는 원노트로 적용해서 엄청난 업무 효율을 경험하진 못했지만 어느정도 업무가 마무리되면 내용을 정리하는 습관을 들여놓으니 이전에는 매일 매일 일에 치여 하루가 쉴새없이 지나가던 것이 이제는 대충 하루가 어떻게 지나갈지 예상이 되고 있다. 즉 내가 주도적으로 시간을 계획할 수 있게 됐다. 

그리고 물론 이 방법이 최적화된 방법은 아니다. 나보다 훨씬 잘 쓰는 사람도 있을테고, 나 또한 그런 사람들의 활용법을 보면 금방 흡수할 예정.ㅋㅋㅋㅋ 써보고 별로면 조금씩 변화해보고, 나에게 맞는 거 같으면 그 방법으로 오랫동안 적용해보고, 또 다른 문제점이 발견되면 수정하고 이러면서 업무 효율은 점점 올라갈 것이다. (물론 귀차니즘은 덤)  

문서를 많이 작성하는 사람들 같은 경우는 문서의 위치를 찾느라 엄청난 시간을 할애하고 있을지도 모른다. 그래서 마인드 맵이나 표를 활용해 문서들이 어디에 위치했는지 정리해두면 처음 구축할 땐 조금 수고스럽더라도 나중에 자료가 많이지면 엄청난 효과를 발휘한다. 이뿐만 아니라 내가 자리를 비워도 남이 봤을 때 바로 자료를 찾을 수도 있다.